Cut off time/ Closing time là gì trong xuất nhập khẩu?

1. Cut Off Time Là Gì? Closing Time Là Gì?

Cut Off Time, còn được gọi là Closing Time hay Deadtime, là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong ngành xuất nhập khẩu. Nó đề cập đến thời điểm cuối cùng mà shipper cần giao container cho hãng tàu để container được bốc lên tàu.

Ở Việt Nam, người ta thường gọi thuật ngữ này là "mấy giờ tàu cắt máng". Đối với khách hàng chọn đường vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, cần nhớ rằng nếu hàng của bạn được giao sau thời gian Cut Off Time, có khả năng cao là hàng sẽ không kịp lên tàu. Vì vậy, cần chú ý đặc biệt đến thời hạn này để tránh rủi ro không mong muốn gây thiệt hại.

Thời gian Closing Time thường là thời hạn cuối cùng để gửi chi tiết hóa đơn (bill) cho hãng tàu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng đối với hàng hóa đi Nhật (Japan) hoặc Shanghai, thời hạn nộp chi tiết bill sẽ sớm hơn so với thông thường khoảng 3 ngày trước ngày tàu chạy.

>>> Xem thêm: Uỷ thác nhập khẩu là gì?

2. Đối tượng liên quan đến cut off time

Các đối tượng liên quan đến Cut Off Time gồm:

1. Người mua (Người nhập khẩu): Đây là người đặt hàng và mua hàng hóa, sản phẩm.

2. Người bán (Người xuất khẩu): Đây là bên sản xuất và cung cấp hàng hóa, sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của người mua.

3. Công ty vận chuyển: Sở hữu hãng vận tải chuyên phục vụ việc chở hàng hóa từ cảng bốc hàng đến cảng đích.

4. Hải quan của cả hai quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu: Họ có nhiệm vụ cung cấp thông quan cho hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.

5. Cảng vụ: Bao gồm chính quyền cảng của ít nhất 2 nước có liên quan đến quá trình vận chuyển. Chính quyền cảng của nước xuất khẩu có chức năng sắp xếp mặt bằng cho hàng hóa lên tàu. Cảng vụ của nước nhập khẩu cung cấp thông quan cho hàng hóa nhập vào.

6. Công ty bảo hiểm: Có vai trò giúp trang trải các rủi ro trong quá trình vận chuyển.

7. CHA (Customs House Agent là địa lý của cơ quan Hải quan): Có nhiệm vụ hỗ trợ nhà nhập khẩu và xuất khẩu các vấn đề liên quan đến việc nhận thông quan từ các cơ quan.

8. Nhà cung cấp vận tải đa phương thức: Ví dụ: đường sắt, đường bộ. Họ giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho/nhà máy đến cảng và từ cảng đến người nhận được thông suốt và thuận lợi.

3. Phân loại Cut Off Time (Closing Time) hiện nay

Sau khi hiểu rõ về khái niệm Cut Off Time là gì, chúng ta sẽ đi vào phân loại các loại Cut Off Time hiện có:

3.1 Cut off S/I:

Cut off S/I là thời gian cuối cùng mà người gửi hàng (shipper) cần gửi thông tin Shipping Instruction cho hãng tàu để có thể phát hành Bill of Lading (B/L) cho người gửi hàng. Nếu không gửi đúng hẹn, việc cấp B/L sẽ không được thực hiện kịp thời và có thể gây ra việc lô hàng không được vận chuyển, còn được gọi là "rớt hàng" hoặc "rớt tàu" trong ngành.

3.2 Cut off VGM:

Cut off VGM (Verified Gross Mass) là thời điểm cuối cùng mà người xuất khẩu cần gửi Phiếu cân containers cho hãng tàu. Nếu không gửi kịp, lô hàng cũng sẽ không thể có B/L và phải chấp nhận bị "rớt hàng".

3.3 Cut off Doc hoặc Cut off draft B/L:

Cut off Doc là một loại Cut Off Time mà shipper cần xác nhận nội dung của B/L với hãng tàu. Nếu quên hoặc xác nhận muộn, hãng tàu sẽ sử dụng thông tin Shipping Instruction mà shipper đã gửi để tạo ra vận đơn gốc. Mọi điều chỉnh hoặc sửa đổi sau đó về nội dung vận đơn sẽ bị tính phí.

3.4 Cut off C/Y hoặc Cut off bãi:

Cut off C/Y là thời gian cuối cùng mà shipper phải giao hàng đến nơi và hạ container hàng theo quy định. Nhân viên hiện trường chịu trách nhiệm hoàn thiện thủ tục hải quan cần thiết cho việc thông quan hàng hóa xuất khẩu. Nếu không kịp hoàn thành một trong hai nhiệm vụ trên, lô hàng cũng sẽ bị "rớt tàu".

4. Nếu không kịp Closing time phải làm sao?

Sau khi tìm hiểu về khái niệm Closing Time trong logistics, chúng ta có thể thấy rằng đây là một thời hạn quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ. Tuy nhiên, trong trường hợp không kịp Closing Time do nhiều lí do khác nhau, bạn cần nhanh chóng thực hiện các biện pháp sau:

1. Tìm kiếm mối quan hệ với bên Forwarder: Liên hệ với bộ phận sales của hãng tàu (Forwarder) để yêu cầu họ hỗ trợ. Forwarder sẽ có khả năng ảnh hưởng đến bộ phận quản lý hoạt động cảng (OPS), nhắc nhở họ về trường hợp của bạn và yêu cầu gia hạn thời gian (cut-off time).

2. Tiến hành các thủ tục cần thiết:

- Yêu cầu mẫu đơn lùi thời gian có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng tàu.

- Đưa đơn hàng lên bộ phận terminal của cảng để yêu cầu xác nhận.

- Bộ phận terminal sẽ xem xét và ghi chú vào sổ tàu nếu thấy khả thi.

Trong trường hợp không thể hoàn thành thời gian đóng cửa, hãng tàu sẽ lùi đơn hàng sang chuyến tàu khác và thông báo cho bạn về tình trạng này. Bạn có thể quyết định tiếp tục đặt chỗ hoặc không để tránh thiệt hại cho cả hai bên.

Trường Phát Logistics là một đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín, chuyên nghiệp. Chúng tôi hy vọng rằng sau bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm Closing Time và những thông tin liên quan, đồng thời biết cách xử lý khi không kịp Closing Time. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm dịch vụ vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ với HVT Logistics tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/

Website: https://hvtlogistics.vn/